Après 7 années passées à pratiquer le web conferencing, nous tenons à vous faire partager notre expérience de cet outil qui a transformé notre vie. Si le télétravail restait plutôt défavorisé par rapport au mode traditionnel, les systèmes de web conferencing en ont transformé son application. Plus personne aujourd'hui ne songerait parler de télétravail sans pratiquer au quotidien ce type d'outil qui permet de collaborer efficacement à distance. Voici en quelques lignes nos conseils pratiques sur le sujet. N'hésitez pas à nous faire un retour de vos propres expériences.
Quels sont les pré requis en matériel ?
Un des avantages clés du « web conferencing » est de ne nécessiter que très peu de besoin en matériel. Vous pouvez vous y connecter avec un simple PC connecté à Internet.
Vous aurez besoin d'une bande passante qui dépendra des fonctions que vous utilisez :
- pour le partage d'écran ou d'application, il vous faut une bande passante d'au moins 30 Kilo Octets/s, soit environ 200 Kbits/s
- pour la Voix sur IP, il vous faut une bande passante d'au moins 30 Kilo Octets/s, soit environ 200 Kbits/s (plus votre bande passante sera faible, plus la qualité de l'audio va se dégrader avec également l'augmentation du temps de latence très désagréable)
- pour l'image, il vous faut une bande passante d'au moins 40 Kilo Octets/s, soit environ 300 Kbits/s. Là encore, les mouvements, la qualité de l'image seront affectés par la bande passante.
Si vous utilisez ces 3 fonctions en même temps, vous cumulerez les besoins en bande passante, ce qui vous amènera à 700 Kbits/seconde au minimum.
N'oubliez pas quand vous choisissez les fonctions à utiliser que vous devez vous aligner sur le participant qui a le débit le plus faible. Excluez donc l'image avec les pays émergents ou avec les participants qui se trouvent derrière un serveur proxy dont la liaison Internet est partagée avec des dizaines, voire des centaines d'utilisateurs.
Si vous utilisez la VoIP, n'oubliez pas de vous munir d'un casque. Ne faites pas comme certains qui découvrent les joies de la VoIP en utilisant le micro et les haut parleurs du PC. Leurs interlocuteurs se trouvent avec un écho insoutenable alors qu'eux pensent que tout va bien. Le prix d'un casque varie de 15 Euros à 100 Euros. On a très rapidement une qualité très satisfaisante avec un casque bon marché.
Si vous souhaitez avoir l'image, vous devez faire l'acquisition d'une Webcam. Là encore, il n'y a pas de miracle dans la résolution. Les Webcam se bornent à 640x480, ce qui est amplement suffisant en raison des besoins en bande passante. Evitez quand même de faire un zoom sur l'image avec cette résolution.
Quels sont les besoins en matière de logiciel ?
Les logiciels de web conferencing prolifèrent sur le marché et il est difficile de faire son choix tant les produits sont nombreux. Pensez que ce choix n’est pas égoïste, un outil de web conferencing ne sert à rien si vous vos invites ne peuvent s’y connecter.
Dans ce cadre, attachez une importance à la facilité d’accès. La sophistication des fonctions ne vaut rien si elle n’est pas partageable avec des tiers. Les participants n’auront que très peu de temps pour se sentir à l’aise. Par ailleurs, faites très attention au fait que vos invités peuvent avoir des droits restreints sur leur poste. Il n’est donc pas question d’avoir besoin d’une installation lourde. Tout doit résider dans un contrôle ActiveX ou l’utilisation du standard Java souvent utilisé par ailleurs.
On trouve des solutions qui vont de 20 Euros/mois à 500 Euros/mois pour une salle de 5 participants de manière illimitée. Certains systèmes proposent un coût à la minute. Cela reste en général inadapté aux besoins d’utilisation fréquents, comptez 30 Euros de l’heure pour 5 participants.
Les fonctions de base indispensables sont :
- Le partage d’écran/ d’application
- L’échange de présentateur
- La prise de contrôle à distance
Les fonctions utiles sont :
- La messagerie instantanée pour poser des questions en parallèle de l’audio.
- La Voix sur IP bien que vous puissiez utiliser un système externe
- L’image mais attention à la bande passante requise.
- L’enregistrement de la conférence qui permet de générer par la suite des Webcast qui sont lues à la demande.
Les fonctions peu utiles :
- Le vote instantané, même si l’idée peut paraître séduisante, n’a d’intérêt qu’avec un grand nombre de participants, ce qui n’est pas le cas de la majeure partie des réunions.
- Le tableau blanc, il suffit de se mettre sur un traitement de texte ou sur un outil de dessin et de partager son écran ou l’application.
Comment faut-il s’organiser ?
Il faut d’abord se préparer :
- Testez l’accès au niveau de tous les participants (attention avec quelqu’un que vous invitez la première fois)
- Connectez-vous au moins 5 minutes avant pour accueillir les participants et leur redonner le numéro de conférence téléphonique s’ils l’ont oublié.
- Préparez votre intervention en rendant la présentation disponible à l’avance et réserver la réunion à l’interaction et non à une présentation. N’oubliez pas que l’attention de vos participants dépend étroitement de leurs interventions : suscitez-les !
Il faut ensuite animer d’une manière spécifique :
- Définissez les rôles, assurez-vous d’un temps de parole minimum de chacun. Observez les signaux de mains levées dans le statut participant.
- Rendez dynamique votre échange en bougeant le pointeur sur ce dont vous parlez. N’oubliez-pas que vos participants ont peu de repères visuels, vous devez donc tout faire pour maintenir leur attention.
- Enoncez les règles du jeu en exigeant que les personnes annoncent leur nom quand elles prennent la parole à moins que vous la leur donniez en les nommant.
- Rédigez en ligne le compte-rendu avec des actions et des décisions. Vous aurez ainsi l’avantage d’une validation en temps réel avec à la clé beaucoup de temps gagné.
- N’hésitez pas prendre le temps qu’il faut pour votre travail de groupe. La web conference peut se mettre rapidement en œuvre et se limiter à une demi-heure mais elle peut si nécessaire durer plus de deux heures. La fatigue n’est pas aussi importante que dans une conférence téléphonique qui manque, elle, de repères visuels.
Quels en sont les avantages ?
- Le premier est l’absence de contrainte de se trouver au même endroit au même moment. C’est énorme quand on pense que les avions et les trains sont remplis de personnes qui vont participer à des réunions qu’ils auraient pu mener en web conference La web conference permet d’éviter les déplacements avec des conséquences favorables à l’économie, à la productivité et à l’environnement.
- La rigueur imposée dans les réunions qui sont menées. La web conference doit en effet être l’occasion de gagner en efficacité du travail en groupe. Le terme réunion peut-être remplacé par session de travail de groupe.
- La web conference permet de se concentrer sur le rationnel plus que sur la communication non verbale. Cela permet d’être plus factuel.
- La web conference a également l’avantage par rapport à son ancêtre la vidéo-conférence de ne nécessiter que très peu de moyens logistiques, pas de salle de réunion, pas de téléviseur. Un simple PC connecté à Internet avec un téléphone, ou un casque, une webcam si nécessaire.
Quels en sont les coûts ?
- Il faut compter entre 30 et 300 Euros/mois pour un système fiable et performant avec 5 participants selon que l’on s’adresse aux leaders ou aux challengers très nombreux du marché.
- Le matériel casque et webcam coûte entre 30 et 160 Euros l’ensemble.